אמא"י

פרוטוקול ישיבת ועד – 17.9.2009

נוכחים:
ועד אמא"י – אמיר דוד ניסן כהן, אורי מרקוביץ', סמדר שחף, קורל בוך.
ועד האגודה הישראלית למד"ב ולפנטזיה – עדי לויה (מתאמת מטעם האגודה).
אורחים – רונן פיינגולד, הילה בגם, אלעד כוכבי.

חבר הוועד החמישי:
התיקו בבחירות על המקום החמישי בוועד הוא בין רונן פיינגולד להילה בגם.
ועדת הביקורת של האגודה קבעה כי רק במעמד אסיפה כללית יוכל להקבע נושא התיקו.
לאחר שיחות עם שני המועמדים, ועד אמא"י הביע רצון לצרף את שני המועמדים לוועד. תקנון אמא"י לא דן במקרים של תיקו בבחירות. עם זאת, מכיוון שהתקנון לא אושר באסיפה כללית אין לו כרגע תוקף. על כן, עד האסיפה הכללית שתתקיים באייקון, יכניס הוועד סעיף הדן בנושא תיקו שכזה ויציגו לאסיפה הכללית לאישור במסגרת הפרוטוקול. במקרה וההצעה תעבור, שני המועמדים יכהנו כחברי ועד באמא"י.
סעיף זה צריך לעבור את אישור ועדת הביקורת של האגודה למד"ב ולפנטזיה.

חברות באמא"י:
• אטרקטיביות הכרטיס
ברצון הוועד להפוך את כרטיס החבר לאטראקטיבי יותר. במהלך הדיון הועלה, ונשלל, הרעיון להורדת מחיר הכרטיס.
ההצעה העיקרית היא לתת מתנה בעת ההרשמה, ולארגן מתנות תקופתיות לכל החברים, נוסף על ההנחות בחנויות ובדוכנים נוספים, על כך הוחלט בישיבה הקודמת.
המתנות שהוצעו לתת לחברים בעת ההרשמה הן חולצה של אמא"י, מגנט, סיכה או מרצ'נדייז נוספים. הרעיון הראשון שיצא לפועל הוא סיכה של אמא"י, על כך יורחב בהמשך בסעיף הדן באייקון.
• חוזה מחודש מול החנויות CNV וקומיקאזה
בעקבות טעות צריך להוריד אחד מסעיפי החוזה החדש.
אמיר דיבר עם קומיקאזה, ויש לשלוח להם חוזה חדש.
כמו כן, אמיר ידבר עם CNV בנוגע לטעות בחוזה ובנוגע לכפל המבצעים עם כרטיסיות המנגה.
רונן הציע חנות נוספת לנותני הנחות לבעלי הכרטיס. הפרטים יסגרו בינו לבין קורל.
• עדכונים שוטפים בדואר רגיל
אפשרות זו תבוטל, ותמחק מטופס ההרשמה.
במידה ומישהו יבקש באופן מיוחד אפשרות להתעדכן בדואר רגיל ולא במייל, הדבר יאושר.

אתר אמא"י
להב חדד התנדב לחדש את אתר אמא"י. רעיונות עיצוביים ינתנו לו על ידי רונן, עד ה27.9.2009.

פאנזין – מגזין קהילתי:
בימים אלו המגזין בהתהוות, וגיליון ראשון יצא באוקטובר. גיליון זה יהיה פיילוט ויצא באינטרנט בלבד. במידה וגיליון זה יצליח ויזכה לחשיפה, הגיליון השני שיצא, יצא בגרסא מודפסת ויימכר לקהל הרחב. אמא"י יממנו את ההדפסה, ומחיר המגזין יכסה את ההדפסה, ללא רווחים נוספים.
איש הקשר שלנו עם המגזין הוא יבגני קנטור.
הצעה שהועלתה היא לשלוח את המגזין המודפס לכל חברי אמא"י בדואר הרגיל.

הסכם עם האגודה:
להסכם הקיים עם האגודה יוכנסו שני סעיפים נוספים העוסקים בהפרדת חשבונות הבנק של אמא"י ושל האגודה, ובדרך הפעולה שבה יש לנקוט במידה ואמא"י ירצו לצאת מהאגודה ולהיות ע"ר עצמאי.
הסעיפים החדשים יוכנסו עד ה-10 בנובמבר על ידי אמיר וסמדר.
על מנת לדעת מה זה כולל, חברי הוועד יפגשו עם ערן ויטל מועדת הביקורת של האגודה באייקון הקרוב.
אמיר צריך לתאם עם ערן את הפגישה, דרך כתובת המייל של עדי.

הקרן לידידות יפן
יש להציג בפניהם את מערך הפעילות שלנו עד יום, ומערך הפעילות המתוכנן לעתיד.
רונן, כיחצ"ן של אמא"י, אחראי לנושא.

אייקון:
• אסיפה כללית תתקיים ביום חמישי, ה-8.10.2009, בשעה 12:00. בפאנל נציג את תקנון אמא"י ונצביע לאישורו, ונעלה לדיון האם יש צורך בבחירות חוזרות. במידה ויוחלט ברוב קולות כי יש צורך, תהיה הצבעה נוספת. בהצבעה זו יתאפשר ייפוי כוח.
קורל אחראית להכנת פתקי הצבעה חדשים.
• גיוס כוח אדם לכנס פורים יחל באייקון. יש לפרסם בצורה אינטנסיבית כי אנו מעוניינים באנשים חדשים לסגל הכנסים הקרובים. פגישות אישיות עם המועמדים יתקיימו בתיאום מראש עם אורי מרקוביץ'.
• סיכות. בסיכות יהיה הלוגו של אמא"י, כתובת אתר האינטרנט וציור של צ'יבי שייעשה על ידי סם, בחמש גרסאות שונות. הכמות: 500 סיכות, במחיר של 2 שקלים לסיכה. הסיכות יודפסו על ידי פנדה14 ויעברו בקרת איכות. בטיפולו של אורי.
• מלכתחילה הוחלט כי השיפוט של תחרות הקוספליי יתבצע ביום שני כדי שידעו אילו תחפושות יעלו לבמה על מנת להתאים להם שיר רקע ואפקטים נוספים בזמן העליה לבמה. אירוע השיפוט יהפוך לאירוע יח"צני - אירוע חוצות. התמונות אשר יצולמו ביום שני ישמשו לפרסום אירוע הקוספליי שיתקיים ביום חמישי.
השופטים יהיו אותם השופטים מכאמ"י 2009.
מסתמן כי הפיצול בין אירוע השפיטה לבין אירוע הקוספליי יוצר הד שלילי בקהילה. ולכן יעשה הוועד כל מאמץ להעביר את אירוע השפיטה ליום חמישי, עם זאת, הדבר תלוי בהנהלת אייקון.
• פאנל הקוספליי יורכב מבוגרי הקהילה וצעיריה. בין המשתתפים ניתן למצוא את ניקול וסתיו.

אוטאקו-קון – כנס חנוכה:
• נציג המארגנים: אלעד כוכבי
• הקשר הראשוני שנוצר עם אוטאקו-קון נעשה על ידי אמיר ואורי, וכך שני הצדדים הגיעו להסכמה על שיתוף פעולה.
• התאריך האופטימאלי לכנס הוא ה-17 בדצמבר, יום חמישי.
במידה ותאריך זה יהיה תפוס, התאריך השני בעדיפותו הוא ה-15 בדצמבר, יום שלישי.
• נבדקו מתחמים שונים שבהם אפשר לקיים את הכנס, כגון תיכונים ואולמות פיס, אך כרגע הם לא אטרקטיביים ויוצרים קונוטציה שלילית בקרב חברי הקהילה.
בית ציוני אמריקה נפסל משום שהמתחם מוגבל, יקר ורוב חנוכה הוא תפוס.
סמינר הקיבוצים נפסל משום שהוא נראה כמו תיכון, והמקום מאוד לא מחמיא.
אולם הכנסים וואהל נראה כרגע האידיאלי. עלותו היא כ-20 אלף ש"ח. אחריותם היא להשיג הצעת מחיר מפורטת ושיריון של המקום לתאריך המבוקש.
• עדי, נציגת האגודה, הביאה לרשותם את האפשרות לשתף פעולה עם אירועים אחרים המתקיימים בחנוכה (אירוע של האגודה למד"ב ולפנטזיה ואירוע של שגרירות סאנידייל בישראל). האירועים השונים יכולים לחפוף ולהתקיים באותו היום, במקום גדול אשר יספיק לכולם, כשכל אירוע ימשיך להתקיים באופן עצמאי, או שהאירועים השונים יכולים להתקיים בימים שונים, אך באותו מתחם, משום שעלות השכרת מתחם לכמה ימים ברציפות זולה יותר.
באחריות אמיר להביא עוד פרטים על השת"פ, ולהעבירם לאלעד.
• סרג' יצחקוב מציע את שירותיו כיועץ טכני לכנס. המארגנים מוזמנים לפנות אליו.
• לא ידוע אם אירוע הקוספליי בכנס יכלול תחרות כפי שיש בכנס הקיץ ובכנס פורים. במידה וכן, המארגנים מעוניינים ליצור קשר עם השופטים ששפטו בכאמ"י 2009. קורל מתנגדת לקיום תחרות בגלל מיאוס ושחיקה.
יש רצון שאירוע הקוספליי יכלול משחקי לוח אנושיים (דמקה, כבשה וזאבים). רעיון מגניב שכדאי להוציא לפועל.
• אירועים שלשמם צריך במה מרכזית בכנס: אירוע קוספליי, להקות צעירות, מחזמר, אירוע ראשי של צוות המארגנים.
בעקבות אירועים אלו, המארגנים מתקשים לוותר על אולם עם במה במתחם הכנס, מה שמקשה עוד יותר על מציאת מקום אידיאלי לכנס.
• המארגנים לא יודעים כיצד להביא דוכנים לכנס. אנו חייבנו אותם שימצאו איש שזו תהיה תחום אחריותו, ללא כל אחריות נוספת, ואנו נתדרך אותו ונעזור לו בכל מה שצריך.
• לדעת המארגנים, המייד קפה בכאמ"י 2009 איבד מהאינטמיות הראויה, והפך למתחם הסעדה מרכזי והמוני. ברצונם להקים מייד קפה, בעזרת עגלות קפה-שוקו-קרפ-גלידה של מסעדות חיצוניות. את האוכל המפעיל ימכור כרגיל, וההגשה תעשה על ידי מתנדבים מטעם המארגנים.
יידענו אותם כי במרבית המקומות יש זכיין אוכל, שצריך לשלם לו במידה ומביאים אוכל מבחוץ ולא משתמשים בשירותי הזכיין. כמו כן, במידה וירצו להקים מייד קפה בעצמם ולא להביא מסעדה קיימת, הם יצטרכו אישור ממשרד הבריאות.
במידה והכנס יתקיים בוואהל, המייד קפה יפעל בנוסף למתחם הסעדה בשרי מרכזי.
• המארגנים מעוניינים ש"פוריגורוטה – המחזמר" יופיעו בכנס. קורל אחראית לקשר בין הצדדים.
• המחזמר לכנס זה יעלה במידה ועד לראשון לנובמבר אפשר כבר להריץ אותו. אם עד אז הם לא יצליחו לגייס שחקנים ורקדנים, הנושא יורד מהפרק.
• המארגנים מעוניינים לעשות אודישנים למחזמר באייקון. על מנת שהדבר יצליח, עליהם לצאת ממש עכשיו בפרסום אינטנסיבי של העניין.
• פרסום אוטאקו-קון באייקון יעשה דרך דוכן אמא"י.
• הכרזה רשמית על הכנס תעשה רק אחרי שיסגרו עם אולם והאתר בנוי.

הארוקון
אמנם המתכונת הנוכחית של הכנסים בארץ הגיעה לידי מיצוי, אך פורים זה לא הכנס הנכון לשנות מתכונת זו. השינוי, ככל הנראה, יחל בקיץ.
במידה ולמתחם הכנס תהיה גישה ברכבת, יש עניין בשכירת קרונות או מקומות ישיבה ברכבת ישראל וכך להוזיל עלויות נסיעה.
מנהל הכנס יהיה אורי מרקוביץ', והכנס יהיה תחת פיקוחו של אמיר.

הגנים הבוטניים
כמו בשנה שעברה, גם השנה הגנים הבוטניים יקיימו אירוע בפברואר המתקשר למזרח הרחוק. האחראית לאירוע היא קורל, בהנחיית אורי.

דיווח התקדמות חודשי
אירוע קהילתי בצפון (סמדר) – אין התקדמות בנושא. אם העניין לא זז בימים הקרובים הוא נופל. תאריך אחרון להגשת הצעה למקום, תכנים, פרסום האירוע ותקציב הוא ה-4.10.2009.
מסיבת ג'יירוק בסוכות (אורי) – המועדון שהוצע בקרבה לסינמטק גדול מדי. מחפשים כרגע מועדון אחר.